认证基本规范

认证基本规范

1 目的

为确保本机构的认证活动科学、公正、有序地进行，规范认证人员按照规定的要求实施认证活动，特制定本规范。

2 认证活动基本规范

2.1认证申请

本机构市场代表负责收集申请认证组织的认证申请资料，确保申请认证组织提交的申请资料完整。申请认证组织应具备的条件和应提供的信息和文件资料见本机构官方网站公示的公开文件《申请认证及获证组织须知》中第5条款。

2.2合同评审                                                                   

2.2.1合同评审人员对市场代表提交的申请组织的认证申请资料及补充信息进行评审，确保：

a)     认证委托人已具备受理条件，关于申请组织及其管理体系的信息足以建立审核方案；

b)     本机构与申请组织之间任何已知的理解差异均已解决，双方就认证事宜达成一致；

c)     本机构有能力并能够实施认证活动；

d)     考虑了申请的认证范围、申请组织的运作场所、完成审核需要的时间和任何其他影响认证活动的因素（语言、安全条件、对公正性的威胁等）；

2.2.2根据申请评审结果，本机构总经理做出接受或拒绝认证申请的结论。

当本机构基于申请评审的结果拒绝认证申请时，应记录拒绝申请的原因并通知客户，并使客户清楚拒绝的原因。

当本机构做出接受认证申请的结论时，根据上述评审结果确定审核组及进行认证决定需要具备的能力。

2.3合同签订

合同评审通过审批后，市场代表与申请组织签订认证服务合同。

2.4审核方案

审核方案管理人员对整个认证周期制定覆盖全部的管理体系要求的审核方案。初次认证的审核方案包括两阶段初次认证审核、获证后的监督审核和认证到期前的再认证审核。再认证的审核方案包括再认证审核、获证后的监督审核和认证到期前的再认证审核

如果组织采用轮班作业，应在建立审核方案时考虑在轮班工作中发生的活动。企业有夜班时，有关键过程安排在夜班生产的，应安排夜班的审核，可在白天审核活动中减少相应专业审核员审核夜班所需的时间。

审核方案管理人员根据合同评审的结果和审核方案的策划结果内容，正式任命审核组长、组员或技术专家并下达审核任务委派。

市场代表负责将拟派遣的审核组成员信息告知客户（有要求时，还应提供某个成员的背景材料），当客户对某一审核组成员家的任命表示反对时，应在现场审核前3天以上告知审核方案管理人员重组审核组。

2.5审核准备活动

2.5.1接受审核任务委派

审核组长及组员接收到审核任务委派信息后，对此次审核任务的审核类型、认证标准、认证范围、专业代码及专业审核员、审核日期等信息进行确认，确保完全理解审核任务委派的要求且无异议。

审核组长在接受审核任务委派后，应与客户提前沟通确认基本信息事宜。如沟通确认发现异常时，审核组长应及时汇报审核方案管理人员，可能采取延迟审核或缩小范围或变更审核目的或分段审核等方式处理。

2.5.2文件审核

涉及初审/扩大范围/转换监督或再认证/客户管理手册、程序文件换版/认证标准换版时，审核组长应进行文件评审，以确定客户的管理文件与认证标准及主要适用法律法规要求的符合性。

注：如有影响进入一阶段审核的不符合项时，审核组长应告知企业予以纠正并及时汇报审核方案管理人员，经验证符合要求后方可进入一阶段审核。

2.5.3审核计划

审核组长与客户确认审核期间拟实施审核的生产或服务处于正常运行后，根据审核任务委派书及相关审核参考资料信息编制审核计划，审核计划至少包括：审核目的、审核准则、审核范围、现场审核的日期、时间安排和场所、审核组成员及审核任务安排。

审核组长在审核开始前向客户代表沟通确认审核计划事宜，如需要临时调整审核计划，应经双方协商一致后实施。

注：如果客户对审核计划提出不同意见且无法达成一致意见时，审核组长应及时向审核方案管理人员汇报。

2.6初次认证

2.6.1初次认证审核

2.6.1.1第一阶段审核

第一阶段审核的目的是通过了解客户的和其对第二阶段的准备情况，确定其是否具备接受第二阶段审核的条件并策划第二阶段审核的关注点。

2.6.1.2第二阶段审核

第二阶段的目的是评价客户管理体系的实施情况，包括对认证依据标准要求的符合性和体系的有效性。第二阶段审核在客户的现场实施。

2.7监督审核

监审审核的目的是对获证客户管理体系在认证周期内持续满足要求保持信任，以确认获证组织管理体系与认证依据标准的持续符合性和运行的有效性。

每次监督审核应尽可能覆盖认证范围内的典型产品/服务及有代表性的生产/服务过程，并确保在认证证书有效期内的监督审核覆盖认证范围内的所有典型产品/服务、有代表性的生产/服务过程，否则应缩小认证范围。

监督审核重点关注获证组织的变更以及管理体系绩效的持续改进。

2.8再认证审核

再认证审核的目的是确认管理体系作为一个整体的持续符合性与运行的有效性，以及与认证范围的持续相关性和适宜性。

再认证审核在获证组织现场进行。

2.9特殊审核

2.9.1扩大认证范围审核

扩大认证范围审核的目的是对获证组织申请涉及扩大认证范围的产品/服务的管理体系的实施情况，确认其对认证依据标准专业过程/标准条款要求的符合性和有效性。

2.9.2提前较短时间通知的审核

此类审核的目的是为调查投诉、质量/环境/安全等事故，对变更做出回应或对被暂停的客户进行追踪，可能需要在提前较短时间通知获证客户后或不通知获证客户就对其进行审核。

2.10实施审核

实施现场审核的过程包括审核开始时的首次会议和审核结束时的末次会议。认证审核应在客户的现场实施。

当审核的任何部分以电子手段实施时，或拟审核的场所为虚拟场所时，应确保由具备适宜能力的人员实施此类活动。在此类审核活动中获取的证据应足以让审核员对相关要求的符合性做出有根据的决定。

2.10.1首次会议

首次会议开始前，审核组任一正式注册级审核员在客户现场处根据认监委签到要求在“认证到”小程序中完成签到。

首次会议由审核组长主持，全体审核组成员参加，并与客户的最高管理者、相应认证领域涉及的相关职能部门负责人召开正式的首次会议，一般30分钟内为宜。

注：如涉及OHSMS时，负有OH&S 法律责任的管理者、负责监视员工健康的人员和OH&S 员工代表也应参加首次会议。

会议目的是简要解释将如何进行审核活动。详略程度可与客户对审核过程的熟悉程度相一致。

2.10.2 审核中的沟通

在审核中，审核组应定期评估审核的进程，并沟通信息。审核组长应在需要时在审核组成员之间重新分配工作，并定期将审核进程及任何关注告知客户。

当可获得的审核证据显示审核目的无法实现，或显示存在紧急和重大的风险（例如安全风险）时，审核组长应向客户（如果可能还应向审核方案管理人员）报告这一情况，以确定适当的行动。该行动可以包括重新确认或修改审核计划，改变审核目的或审核范围，或者终止审核。审核组长应向审核方案管理人员报告所采取行动的结果，需要时向审核方案管理人员提交《审核异常处理单》申请终止审核。

如果在现场审核活动的进行中发现需要改变审核范围，审核组长应与客户审查该需要，并报告审核方案管理人员。如确需改变审核范围，审核组长提交变更申请，如变更导致审核组不具备专业能力时，审核组长还应提交《审核异常处理单》申请终止审核。

2.10.3 获取和验证信息

审核组在审核中应通过适当的抽样来获取与审核目的、范围和准则相关的信息（包括与职能、活动和过程之间的接口有关的信息），并对这些信息进行验证，使之成为审核证据。

2.10.4 确定和记录审核发现

审核组应确定审核发现（概述符合性并详细描述不符合），并予以分级和报告，以能够为认证决定或保持认证提供充分的信息。

可以识别和记录改进机会，除非某一管理体系认证方案的要求禁止这样做。但是属于不符合的审核发现不应作为改进机会予以记录。

关于不符合的审核发现应对照具体要求予以记录，包含对不符合的清晰陈述（详细标识不符合所基于的客观证据）。应与客户讨论不符合，以确保证据准确且不符合得到理解。但是，审核员应避免提示不符合的原因或解决方法。

审核组长应尝试解决审核组与客户之间关于审核证据或审核发现的任何分歧意见，未解决的分歧点应予以记录。

2.10.5 准备审核结论

在末次会议前，审核组进行审核总结，就审核结论达成一致。审核组并与客户管理层沟通审核发现、拟开具的不符合，请客户领导了解并确认不符合事实，同时也给客户提供进一步提交客观证据或澄清的机会。

2.10.6 召开末次会议

末次会议由审核组长主持，全体审核组成员参加，并与客户的最高管理者、相应认证领域涉及的相关职能部门负责人召开正式的首次会议，一般30分钟内为宜。

注：如涉及OHSMS时，负有OH&S 法律责任的管理者、负责监视员工健康的人员和OH&S 员工代表也应参加末次会议。

会议目的是提出审核结论，包括关于认证的推荐性意见。不符合应以使其被理解的方式提出，并应就回应的时间表达成一致。

客户应有机会提出问题。审核组与客户之间关于审核发现或结论的任何分歧意见应得到讨论并尽可能获得解决。任何未解决的分歧意见，审核组长应予以记录并提交审核方案管理人员。

末次会议结束后，审核组任一正式注册级审核员在客户现场处根据认监委签退要求在“认证到”小程序中完成签退，且签退时间不得早于审核计划结束时间。

2.10.7 审核报告

本机构为每次审核向客户提供书面报告。审核组可以识别改进机会，但不应提出具体解决办法的建议。本机构享有对审核报告的所有权。

审核组长应确保审核报告的编制，并应对审核报告的内容负责。审核报告应提供对审核的准确、简明和清晰的记录，反映客户管理体系的真实状况，描述对照认证依据标准的符合性和有效性的客观证据信息，及对认证结论的推荐意见，以便为认证决定提供充分的信息。

对终止审核的项目，审核组应将终止审核的原因以及已开展的工作情况形成报告。

2.10.8 不符合的原因分析

对于审核中发现的不符合，审核组要求客户在规定期限内分析原因，并说明为消除不符合已采取或拟采取的具体纠正和纠正措施。

2.10.9 纠正和纠正措施的有效性

审核组应审查客户提交的纠正、所确定的原因和纠正措施，以确定其是否可被接受。审核组应验证所采取的任何纠正和纠正措施的有效性。所取得的为不符合的解决提供支持的证据应予以记录。应将审查和验证的结果告知客户。如果为了验证纠正和纠正措施的有效性，将需要补充一次全面的或有限的审核，或者需要文件化的证据（需要在未来的审核中确认），则应告知客户。

对于客户未能在规定的时限内完成对不符合所采取措施的情况（即超过验证时限而未通过验证的），本机构将不做出授予认证、保持认证或更新认证的决定。

2.11 关于授予或拒绝或保持认证、扩大或缩小认证范围、更新、暂停、恢复、撤销和注销认证证书注册资格要求，见本机构官方网站公示的公开文件《申请认证及获证组织须知》中第6条款。

2.12获证组织信息通报要求，见本机构官方网站公示的公开文件《申请认证及获证组织须知》中第7条款。

3 其他认证规范

3.1 多场所抽样方案

3.1.1 多场所抽样条件：对涵盖相同活动、过程及管理体系风险类型的多个相似场所可进行抽样审核。抽样数量应不少于按以下方法计算的结果：

初次认证审核： y＝。

监督审核： y＝0.6。

再认证审核： y＝0.8。

注：其中Y 为抽样的数量，结果向上取整；X 为相似场所的总体数量。

3.1.2 对多个非相似场所，则不应抽样，初审和再认证审核应当逐一到各场所进行审核。监督审核应抽取不少于30%的场所进行审核，且每次审核均应包括中心职能部门。第二次监督审核选取的场所通常不同于第一次监督审核所选取的场所。

3.2异常事件处理

审核实施过程中发生任何异常情况，审核组成员应及时汇报给审核组长，均应由审核组长负责协调处理。如导致审核组无法按原来的策划开展审核活动的，则终止审核。

如发生下列异常情况的，终止审核：

a)     委派开展管理体系认证审核的审核员未取得相应领域审核员注册资格；

b)     客户的最高管理者或经授权的高级管理层成员缺席首、末次会议；

c)     最高管理者不熟悉组织自身的管理方针、管理目标，未亲自参与并推动管理体系实施的；

d)     认证委托人对审核活动不予配合，审核活动无法进行；

e)     客户实际情况与申请材料有重大不一致（如发现相关申请信息和文件资料存在虚假情况等）；

f)      不满足国家法律法规要求，如客户实际经营活动超出经营范围或许可范围、需许可证经营但未能提供许可证、需提供3C但未能提供3C等；

g)     其他导致审核程序无法完成的情况。

3.3 变更处理

如审核组在现场审核活动中发现重要的信息发生改变：如组织人数、体系人数、客户名称、客户地址、审核范围所覆盖的产品/服务等，审核组长应与客户确认一致后向审核方案管理人员提交变更申请，经审核方案管理人员对变更内容评审后决定采取的相应的措施并告知审核组长。

4 公正性和保密要求

见本机构官方网站公示的公开文件《公正性与保密声明》。