申请认证及获证组织须知

申请认证及获证组织须知

1目的

为使申请认证组织及获取本机构管理体系或服务认证证书的组织了解相关认证程序及规则事项，申一检测认证有限公司（以下简称“本机构”）特制定本文件。       

2适用范围

适用于拟向本机构申请认证或已经正式获取本机构颁发认证证书的组织。       

3申请认证及获证组织须知信息

3.1本机构可开展认证业务的范围，以及获得认可的情况：请查见本机构官网公示的《认证流程及范围》文件。

3.2国家认监委发布的《质量管理体系认证规则》信息：请查见本机构官网公示的《质量管理体系认证规则》文件。

3.3本机构认证证书样式：请查见本机构官网公示的认证证书样本。

3.5本机构的名称和认证标志或徽标的使用要求：请查见本机构官网公示的《认证证书及认证标志使用规则》文件规定。

3.6本机构的认证收费标准：请查见本机构官网公示的《认证收费及人日标准》文件规定。

3.7对索要信息的请求、投诉和申诉的处理过程：请查见本机构官网公示的《申诉、投诉与争议》文件规定。

3.8申请认证组织/获证组织的权利和义务

3.8.1 权利 

a)     认证申请（委托）人有权了解认证机构运作依据和认证程序； 

b)     有权索取有关认证的说明和公开文件； 

c)     有权对审核/审查计划和审核/审查组成员提出异议，并得到合理解决； 

d)     有权对审核/审查组提出的不合格事实进行确认； 

e)     有权对审核/审查组工作和审核/审查结论提出质疑； 

f)      认证机构批准的正式审核/审查报告与审核/审查组的审核/审查结论有差异时，有权要求认证机构作出解释； 

g)     当认证机构将审核/审查／监督审核/审查分包给外部机构或人员时，有权提出意见，甚至不同意（应有正当理由）。 

h)     有权正确使用认证证书和标志； 

i)       有权要求认证机构保密和遵守本方的有关规定； 

j)       有权对认证机构/人员提出申诉/投诉； 

k)     有权要求认证机构对其他有关认证问题做出解释或澄清。 

3.8.2 义务 

a)     始终遵守认证机构认证审核/审查的有关程序规定和公开文件的要求； 

b)     按期交纳认证费用（认证不通过时也应交纳认证费用）； 

c)     为认证机构、认可单位进行的现场审核/审查、认证、检查、追查及重新认证审核/审查和解决投诉做出必要安排；包括接受认证机构的档审查，调阅所有记录（包括客户投诉）； 

d)     积极配合审核/审查，如实提供情况、说明、数据、文件、记录； 

e)     申请组织对遵守认证认可相关法律法规，协助认证监管部门的监督检查，对有关事项的询问和调查如实提供相关材料和信息；

f)      申请组织获得认证后正确使用认证证书、认证标志、认可标志和有关信息，不利用认证证书和相关文字、符号误导公众认为其产品通过认证； 

g)     在宣传认证结果时不得损害认证机构的声誉，不得做使认证机构认为误导或未授权的声明； 

h)     当认证被暂时终止或终止时，应立即停止涉及认证内容的宣传，并按认证机构要求交回所有认证文档。

3.9认证方案

初次认证审核/审查方案包括两阶段初次审核/审查、认证决定之后的第一年与第二年的监督审核/审查和第三年在认证到期前进行的再认证审核/审查。第一个三年的认证周期从初次认证决定日算起。以后的周期从再认证决定之日起计。

3.10授予、拒绝、保持、更新、暂停、恢复或撤销认证或者范围扩大或缩小认证范围的过程

3.10.1授予（批准）、拒绝、保持认证

对于初次认证审核/审查、监督审核/审查、再认证审核/审查，根据本机构审核/审查组提供的信息及其他有关信息，复核/认证决定人员进行复核评定，并做出认证决定结论。如认证决定结论为通过时，董事长或总经理做出授予（批准）或保持认证注册的决定（即颁发或保持由董事长或总经理签署的认证注册证书）。如认证决定结论为不通过时，董事长或总经理做出拒绝认证注册的决定（即由董事长或总经理签发《审核不予通过通知函》）。并由信息上报人员将信息上报认证认可业务信息统一上报平台。

注1：认证证书有效期为三年，在三年证书有效期内，本机构对获证客户管理体系运行情况每年进行监督审核/审查，每次监督审核/审查的时间间隔不超过12个月。在证实获证客户持续满足相应体系标准要求后，本机构保持对其认证。

注2：在认证证书到期前本机构对获证客户体系运行情况进行再认证审核/审查，在证实获证客户能持续满足相关相应体系标准或其他规范性文件的所有要求后，换发认证证书。

3.10.2扩大认证范围

（1）获证组织申请扩大认证范围时，应向公司提供符合认证扩大认证范围的相应申请信息；

（2）公司合同评审人员对扩大认证范围的申请信息进行评审，如评审不通过时，告知其不予受理扩大认证范围申请的理由。

（3）审核方案管理人员确定任何必要的审核/审查活动，并委派具备专业能力的审核/审查组实施扩大认证范围的审核/审查活动；

（4）根据审核/审查组提供的信息及其他有关信息，复核/认证决定人员进行复核评定，并做出认证决定结论。如认证决定结论为通过时，董事长或总经理做出授予（批准）扩大认证范围的决定（即颁发由董事长或总经理签署扩大认证范围后的认证注册证书）。如认证决定结论为不通过时，董事长或总经理做出拒绝扩大认证范围的决定（即由董事长或总经理签发《审核不予通过通知函》）。并由信息上报人员将信息上报认证认可业务信息统一上报平台。

注：扩大认证范围的审核/审查活动可以和监督审核/评价同时进行。

3.10.3缩小认证范围

（1）如果申请认证组织或已获证组织在认证范围内的某些部分持续或严重不满足认证要求时，应缩小认证范围。包含但不仅限以下情况：

a)     认证范围内部分产品/服务范围、现场、活动、区域、主要控制过程等不再继续符合相关审核/审查准则时；

b)     认证范围内存在国家明令淘汰或取缔的工艺方法；

c)     获证组织主动申请缩小认证范围；

d)     其他涉及需要缩小认证范围的情况。

（2）如获证组织主动申请缩小认证范围时，由市场部填写变更申请表，经合同评审通过后，董事长或总经理做出批准缩小认证范围的决定（即颁发由董事长或总经理签署缩小认证范围后的认证注册证书），并由市场部负责通知获证组织更新认证注册证书。

（3）如审核/审查组审核过程中发现需要缩小认证范围时，审核/审查组长与受审核/审查方代表人沟通协商一致后填写变更申请表，经合同评审通过后并经认证部负责人同意后可缩小认证范围。根据审核/审查组提供的信息及其他有关信息，复核/认证决定人员进行复核评定，并做出认证决定结论。在认证决定结论为通过后，董事长或总经理做出批准缩小认证范围的决定（即颁发由董事长或总经理签署缩小认证范围后的认证注册证书）。并由信息上报人员将信息上报认证认可业务信息统一上报平台。

3.10.4更新认证

（1）当出现下列情况时应更新认证：

a)     获证组织名称、注册地址变更；

b)     获证组织更换法人代表；

c)     获证组织经营地址变更；

d)     获证组织的产品/服务发生变化且与认证范围不符；

e)     认证所依据的标准发生变化；

f)      获证组织所有权、组织结构、管理者发生重大变更；

g)     其它信息表明获证组织体系运行可能不再符合认证的要求。

（2）如涉及a)更新时，经合同评审通过后，董事长或总经理做出批准更新认证的决定（即颁发由董事长或总经理签署更新后的认证注册证书），并由市场部负责通知获证组织更新认证注册证书。

（3）如涉及b)更新时，经合同评审通过后，由信息上报人员将信息上报认证认可业务信息统一上报平台。

（4）涉及其他更新认证情况时，审核方案管理人员确定任何必要的审核/审查活动，并委派具备专业能力的审核/审查组实施审核/审查活动。根据审核/审查组提供的信息及其他有关信息，复核/认证决定人员进行复核评定，并做出认证决定结论。如认证决定结论为通过时，董事长或总经理做出更新认证的决定（涉及更新认证文件时，即颁发由董事长或总经理签署更新后的认证注册证书）。如认证决定结论为不通过时，董事长或总经理做出拒绝保持或更新认证的决定（即由董事长或总经理签发《审核不予通过通知函》）。并由信息上报人员将信息上报认证认可业务信息统一上报平台。

3.10.5暂停、在暂停后恢复、撤销认证证书

（1）暂停认证证书

获证组织有以下情形之一的，本机构在调查核实后的5个工作日内暂停其认证证书。

a)     管理体系持续或严重不满足认证要求，包括对管理体系运行有效性要求的。

b)     不承担、履行认证合同约定的责任和义务的（含未按要求的频次实施监督或再认证审核）。

c)     被有关执法监管部门责令停业整顿的。

d)     持有的与管理体系范围有关的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等过期失效，重新提交的申请已被受理但尚未换证的。

e)     主动请求暂停的。

f)      当监督或其他活动的结果证实存在不满足认证要求的不符合时，且不能在规定期限内采取有效纠正措施的，但严重程度尚不构成撤销认证注册资格；

g)     其他应当暂停认证证书的。

注1：认证证书暂停期不超过6个月。但属于上述d）项情形的暂停期可至相关单位作出许可决定之日。

注2：如果造成暂停的问题已解决，本机构将恢复被暂停的认证。如果客户未能在本机构规定的时限内解决造成暂停的问题，本机构将撤销或缩小其认证范围。

（2）在暂停后恢复认证证书

被暂停认证证书的获证组织在暂停期内对造成暂停的原因已经根本消除，并且提供了经本机构评审人员认定的有效证据后，相关部门向总经理提交书面《恢复认证注册资格通知函》，经总经理核准后，由市场部向获证组织以传真或邮件等形式发出《恢复认证注册资格通知函》。由信息上报人员将恢复认证证书信息上报认证认可业务信息统一上报平台，并及时在公司网站上公示恢复认证证书信息。

（3）撤消认证证书

获证组织有以下情形之一的，本机构在获得相关信息并调查核实后5个工作日内撤销其认证证书。

a)     被注销或撤销法律地位证明文件的。

b)     被国家质量监督检验检疫总局列入质量信用严重失信企业名单。

c)     拒绝配合认证监管部门实施的监督检查，或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息的。

d)     拒绝接受国家产品质量监督抽查的。

e)     出现重大的产品和服务等质量安全事故，经执法监管部门确认是获证组织违规造成的。

f)      有其他严重违反法律法规行为的。

g)     暂停认证证书的期限已满但导致暂停的问题未得到解决或纠正的（包括持有的与管理体系范围有关的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等已经过期失效但申请未获批准）。

h)     没有运行管理体系或者已不具备运行条件的。

i)       不按相关规定正确引用和宣传获得的认证信息，造成严重影响或后果，或者本机构已要求其纠正但超过2个月仍未纠正的。

j)       其他应当撤销认证证书的。

注：认证证书一经撤销，即表明本机构不再证明该客户的原认证符合相应标准要求并终止了双方的认证服务合同。

3.11获证组织信息通报 

3.11.1 通报制度的是本机构与获证组织间进行沟通的一种手段，该制度要求获证组织指定一个常设机构负责体系的维护并保持与本机构的经常性联络，及时反映有关信息。当获证组织发生如下情况时，应及时以书面形式向本机构通报： 

①客户及相关方有重大投诉。

②生产、销售的产品或提供的服务被质量或市场监管部门认定不合格。

③发生产品和服务的质量安全事故。

④相关情况发生变更，包括：法律地位、生产经营状况、组织状态或所有权变更；取得的行政许可资格、强制性认证或其他资质证书变更；法定代表人、最高管理者变更；生产经营或服务的工作场所变更；质量管理体系覆盖的活动范围变更；质量管理体系和重要过程的重大变更等。

⑤出现影响质量管理体系运行的其他重要情况。

3.11.2凡与管理体系有关的较大变化，影响到管理体系运行及其有效性的，都应在通报的范围之内。 

3.11.3书面报告的内容包括情况说明、原因，已采取或拟采取的措施等，事后须向本机构报告纠正结果的情况。 

3.12 认证要求的更改 

当认证要求（如管理体系认证标准换版）发生变化，本机构将要求获证组织变更体系以适应认证要求的变化，并实施审核/审查，该审核/审查可结合监督或再认证审核/审查，或按照初审重新审核/审查。经本机构认证决定通过后，如结合监督和再认证审核/审查时，则换发新版标准的证书，证书有效期截止到原证书有效期；如按初审重新审核/审查的，按初次认证发证，有效期为三年。

3.13补发认证证书

当获证组织认证证书遗失或损毁时，应向公司提出书面申请，说明理由，经本机构总经理审批后补发认证证书。